Quy trình lập hóa đơn¶
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn của khách hàng trong ODOO. Thông thường, hóa đơn dự thảo được tạo bởi hệ thống (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng) và kế toán chỉ phải xác thực hóa đơn dự thảo và gửi hóa đơn theo đợt (qua thư hoặc email thông thường).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong những cách sau để tạo hóa đơn dự thảo:
Bán hàng¶
Đơn đặt hàng ‣ Hóa đơn¶
Trong hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo ra các trích dẫn trở thành đơn đặt hàng bán hàng khi họ được xác nhận. Sau đó, hóa đơn dự thảo được tạo dựa trên đơn đặt hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
Hóa đơn theo cách thủ công: Sử dụng một nút trên đơn đặt hàng để kích hoạt hóa đơn dự thảo
Hóa đơn trước khi giao hàng: Hóa đơn toàn bộ đơn đặt hàng trước khi kích hoạt đơn đặt hàng giao hàng
Hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng giao hàng: Xem phần tiếp theo
Hóa đơn trước khi giao hàng thường được sử dụng bởi ứng dụng Thương mại điện tử khi khách hàng thanh toán theo đơn đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, bạn nên lập hóa đơn theo cách thủ công. Nó cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: Hóa đơn toàn bộ đơn đặt hàng, hóa đơn tỷ lệ phần trăm (trước), hóa đơn một số dòng, lập hóa đơn tạm ứng cố định.
Quá trình này là tốt cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.
Xem thêm
Đơn đặt hàng ‣ Lệnh giao hàng ‣ Hóa đơn¶
Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường hóa đơn dựa trên các đơn đặt hàng giao hàng, thay vì đơn đặt hàng. Cách tiếp cận này phù hợp cho các doanh nghiệp nơi số lượng bạn cung cấp có thể khác với số lượng được đặt hàng: thực phẩm (hóa đơn dựa trên KG thực tế).
Bằng cách này, nếu bạn cung cấp một đơn đặt hàng một phần, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự giao. Nếu bạn thực hiện các đơn đặt hàng trở lại (giao một phần và phần còn lại sau), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một cho mỗi đơn hàng giao hàng.
Đơn đặt hàng thương mại điện tử ‣ Hóa đơn¶
Một đơn đặt hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo ra đơn đặt hàng khi nó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép các đơn đặt hàng thanh toán bằng séc hoặc chuyển dây, ODOO chỉ tạo đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt sau khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng thông thường ‣ Hóa đơn¶
If you use contracts, you can trigger invoice based on time and material spent, expenses or fixed lines of services/products. Every month, the salesperson will trigger invoice based on activities on the contract.
Các hoạt động có thể là:
fixed products/services, coming from a sale order linked to this contract
Vật liệu đã mua (mà bạn sẽ thu hút lại)
Thời gian và tài liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (ký hợp đồng phụ)
Các chi phí như du lịch và chỗ ở mà bạn thu nhập lại cho khách hàng
Bạn có thể lập hóa đơn ở cuối hợp đồng hoặc kích hoạt hóa đơn trung gian. Cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ mà hóa đơn chủ yếu dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ hóa đơn trên giá sửa chữa, họ sử dụng một đơn đặt hàng thường xuyên.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
For subscriptions, an invoice is triggered periodically, automatically. The frequency of the invoicing and the services/products invoiced are defined on the contract.
Xem thêm
Khác¶
Tạo hóa đơn thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Đó là một cách tiếp cận được khuyến nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá) hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng, bạn có thể cần tạo hóa đơn thủ công trong các trường hợp sử dụng đặc biệt:
Nếu bạn cần tạo tiền hoàn lại
Nếu bạn cần giảm giá
Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn đặt hàng
Nếu bạn cần lập hóa đơn một cái gì đó không liên quan đến doanh nghiệp cốt lõi của bạn
Các mô -đun cụ thể¶
Một số mô -đun cụ thể cũng có thể tạo hóa đơn dự thảo:
Tư cách thành viên: Hóa đơn cho các thành viên của bạn mỗi năm
Sửa chữa: Hóa đơn dịch vụ sau bán của bạn
Việc đặt lại các hóa đơn¶
Vẫn có thể chấp thuận lại các hóa đơn nhưng với một số hạn chế:
Tính năng này không hoạt động khi các mục nhập trước ngày khóa.
Tính năng này không hoạt động nếu chuỗi không phù hợp với tháng của mục nhập.
Nó không hoạt động nếu chuỗi dẫn đến một bản sao.
Thứ tự của hóa đơn vẫn không thay đổi.
Nó rất hữu ích cho những người sử dụng số từ một phần mềm khác và những người muốn tiếp tục năm hiện tại mà không bắt đầu lại từ đầu.
Số hóa hóa đơn với nhận dạng ký tự quang (OCR)¶
Số hóa hóa đơn là quá trình tự động mã hóa hóa đơn giấy truyền thống thành các hình thức hóa đơn trong kế toán của bạn.
Odoo sử dụng OCR và các công nghệ trí tuệ nhân tạo để nhận ra nội dung của các tài liệu. Hóa đơn của nhà cung cấp và các hình thức hóa đơn khách hàng được tự động tạo và điền dựa trên hóa đơn được quét.
Xem thêm