Tài liệu¶
Tài liệu Odoo cho phép bạn lưu trữ, xem và quản lý các tệp trong ODOO.
Bạn có thể tải lên bất kỳ tệp nào (tối đa 64MB mỗi tệp trên Odoo Online) và sắp xếp chúng trong các không gian làm việc khác nhau.
Cấu hình¶
Bằng cách đi đến , bạn có thể kích hoạt tập trung các tệp được gắn vào một khu vực cụ thể của hoạt động của bạn. Ví dụ, bằng cách đánh dấu Nhân sự ', các tài liệu nhân sự của bạn được tự động có sẵn trong không gian làm việc nhân sự, trong khi các tài liệu liên quan đến bảng lương được tự động có sẵn trong không gian phụ trách lương. Bạn có thể thay đổi không gian làm việc mặc định bằng menu thả xuống và chỉnh sửa các thuộc tính của nó bằng cách nhấp vào nút liên kết nội bộ (:guilabel:`➔).
Ghi chú
Nếu bạn kích hoạt tập trung hóa các tệp và tài liệu kế toán của mình, thì cần phải nhấp vào :guilabel:`Tạp chí 'và xác định mỗi tạp chí một cách độc lập để cho phép đồng bộ hóa tự động.
Nếu bạn chọn một không gian làm việc mới, các tài liệu hiện tại sẽ không được di chuyển. Chỉ các tài liệu mới được tạo sẽ được tìm thấy dưới không gian làm việc mới.
Workspaces¶
Workspaces are hierarchical folders having their own set of tags and actions. Default workspaces exist, but you can create your own by going to and clicking New. On the new page, fill in the following information:
Name
Parent Workspace: if you want to create a sub-workspace, select its Parent Workspace
Quyền truy cập¶
Để quản lý quyền truy cập không gian làm việc của bạn, hãy truy cập , Mở không gian làm việc bạn muốn chỉnh sửa và truy cập tab :guilabel:``access quyền '. Bạn có thể thêm Viết các nhóm có thể xem, tạo và chỉnh sửa các tài liệu của không gian làm việc. Bạn cũng có thể thêm :guilabel:`ĐỌC NHÓM 'chỉ có thể xem các tài liệu của không gian làm việc.
Mô tả¶
Bạn có thể thêm thông tin mô tả vào không gian làm việc của mình bằng cách truy cập , mở không gian làm việc mà bạn muốn mô tả và đi đến tab Mô tả.
Ghi chú
Không gian làm việc cũng có thể được tạo và chỉnh sửa bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ⚙ trên menu bên trái.
Quản lý tài liệu¶
Khi chọn hoặc mở tài liệu, bảng bên phải sẽ hiển thị các tùy chọn khác nhau. Trên cùng, các tùy chọn bổ sung có thể có sẵn : download, share, thay thế, lock hoặc split. Cũng có thể elech chatter hoặc Archive tài liệu.
Sau đó, bạn có thể sửa đổi tên của tệp của mình bằng cách nhấp vào Document. A Liên hệ hoặc An Chủ sở hữu có thể được gán. Các liên quan Workspace có thể được sửa đổi và có thể truy cập các liên quan entress tạp chí hoặc thêm tags.
Ghi chú
The Contact là người liên quan đến tài liệu và được gán cho nó. Anh ta chỉ có thể xem tài liệu và không sửa đổi nó. Tức là: một nhà cung cấp hiện có trong cơ sở dữ liệu của bạn là liên hệ với hóa đơn của họ.
Người tạo ra một tài liệu, theo mặc định :guilabel:'Chủ sở hữu' của nó và có quyền hoàn toàn đối với nó. Có thể thay thế chủ sở hữu của một tài liệu. Tức là, một nhân viên phải là chủ sở hữu của một tài liệu để có thể nhìn thấy nó trong "Hồ sơ của tôi".
Different Actions are available at the bottom of the right panel, depending on the workspace where your document is stored.
Tách tài liệu PDF¶
Chọn PDF bạn muốn chia và nhấp vào biểu tượng kéo. Một chế độ xem mới hiển thị tất cả các trang của tài liệu.
Theo mặc định, mỗi trang của tài liệu sẽ được chia khi nhấp vào split. Để loại bỏ sự phân chia giữa hai trang, nhấp vào biểu tượng kéo.
Mẹo
Để hợp nhất các tài liệu từ bảng điều khiển của bạn, chọn chúng và nhấp vào biểu tượng kéo. Nhấp vào kéo giữa hai tài liệu và nhấp chuột Split để hợp nhất các tài liệu.
Tính năng bổ sung¶
Chọn một không gian làm việc và nhấp vào mũi tên bên cạnh :guilabel:`Tải lên 'để truy cập các tính năng bổ sung:
Lời yêu cầu¶
Bạn có thể tạo "Thiếu tài liệu" và sắp xếp chúng dưới dạng tài liệu, để nhắc nhở người dùng tải xuống.
Chọn không gian làm việc nơi tệp sẽ được lưu trữ, nhấp vào Tải lên, sau đó :guilabel:`request. Thêm tên tài liệu ', chọn người bạn cần từ trong trường :guilabel:``yêu cầu đến' Tài liệu nên thuộc về và thêm :guilabel:`Tags và A Note, nếu cần. Sau đó, nhấp vào Yêu cầu. Một trình giữ chỗ cho tài liệu bị thiếu được tạo trong không gian làm việc.
Khi tài liệu của bạn có sẵn, hãy nhấp vào trình giữ chỗ để tải lên.
Bạn có thể thấy tất cả các tài liệu bị thiếu bằng cách truy cập Hoạt động Chế độ xem và đến :guilabel:`Cột tài liệu được yêu cầu.
Mẹo
Từ Activity xem, bạn có thể gửi email nhắc nhở cho người dùng mà bạn đang mong đợi một tài liệu. Truy cập Cột tài liệu được yêu cầu, nhấp vào ⋮ và :guilabel:`Yêu cầu tài liệu: Reminder.
Nhấp vào một ngày để xem chi tiết của một yêu cầu cụ thể. Bạn có thể cập nhật nó bằng cách nhấp vào biểu tượng bút, :guilabel:'Xem trước `Nội dung của email nhắc nhở, hoặc :guilabel:`Gửi ngay' để gửi email nhắc nhở.
Thêm một liên kết¶
Để thêm một liên kết vào bảng điều khiển tài liệu của bạn, nhấp vào Thêm một liên kết, nhập url và name it.
Bảng tính mới¶
To create a new spreadsheet, click New Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.
Hành động quy trình làm việc¶
Hành động quy trình làm việc giúp quản lý tài liệu và hoạt động kinh doanh tổng thể. Đây là những hành động tự động có thể được tạo và tùy chỉnh cho mỗi không gian làm việc. Chỉ với một lần nhấp, ví dụ, bạn có thể tạo, di chuyển, ký và thêm thẻ vào tài liệu và xử lý hóa đơn.
Các hành động quy trình công việc này xuất hiện trên bảng điều khiển bên phải khi một tài liệu đáp ứng các tiêu chí đã đặt.
Tạo hành động quy trình làm việc¶
Để tạo hành động quy trình công việc, hãy truy cập và Click New.
Ghi chú
Một hành động áp dụng cho tất cả các Sub-Workspace Theo :guilabel:`Không gian làm việc liên quan mà bạn đã chọn.
Đặt các điều kiện¶
Bạn có thể created A Mới action hoặc chỉnh sửa một hiện có. Bạn có thể xác định tên hành động và sau đó đặt các điều kiện kích hoạt sự xuất hiện của nút hành động (:guilabel:`▶ `) trên bảng điều khiển bên phải khi chọn tệp.
Có ba loại điều kiện cơ bản bạn có thể đặt:
Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or mustn't have the tags set here.
Contact: the files must be associated with the contact set here.
Owner: the files must be associated with the owner set here.
Mẹo
Nếu bạn không đặt bất kỳ điều kiện nào, nút hành động sẽ xuất hiện cho tất cả các tệp bên trong không gian làm việc đã chọn.
Loại điều kiện nâng cao: Tên miền¶
Quan trọng
Nên có một số kiến thức về phát triển ODOO để định cấu hình các bộ lọc miền đúng cách.
The: ref: Chế độ nhà phát triển <chế độ phát triển> cần được kích hoạt để truy cập vào Domain điều kiện từ tab hành động. Sau khi hoàn tất, chọn Domain loại điều kiện và nhấp chuột Thêm điều kiện.
Để tạo một quy tắc, bạn thường chọn A Field, An Toán tử và A value. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm hành động quy trình công việc vào tất cả các tệp PDF bên trong không gian làm việc, hãy đặt field thành *MIME TYPE *, The Toán tử thành *chứa *và PDF value.
Nhấp vào Thêm quy tắc mới (biểu tượng cộng với) và Thêm nhánh để thêm các điều kiện và điều kiện phụ. Sau đó, bạn có thể chỉ định nếu quy tắc của bạn phù hợp All hoặc bất kỳ điều kiện nào. Bạn cũng có thể chỉnh sửa quy tắc trực tiếp bằng cách sử dụng :guilabel:`code editor.
Định cấu hình các hành động¶
Chọn tab action để thiết lập hành động của bạn. Bạn có thể đồng thời:
Đặt liên hệ: Thêm một liên hệ vào tệp hoặc thay thế một liên hệ hiện có bằng một liên hệ mới.
Đặt chủ sở hữu: Thêm chủ sở hữu vào tệp hoặc thay thế chủ sở hữu hiện có bằng một chủ sở hữu mới.
Di chuyển đến không gian làm việc: Di chuyển tệp đến bất kỳ không gian làm việc nào.
Tạo: Tạo một trong các mục sau được đính kèm vào tệp trong cơ sở dữ liệu của bạn:
Liên kết để ghi: Liên kết tài liệu với một bản ghi (nghĩa là liên kết đến một chiếc xe trong đội tàu);
Mẫu sản phẩm: Tạo một sản phẩm bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Nhiệm vụ: Tạo một tác vụ dự án bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Mẫu PDF chữ ký: Tạo một mẫu ký hiệu mới để gửi ra;
PDF để ký: Tạo PDF để ký;
Người nộp đơn: Tạo một ứng dụng nhân sự mới bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Hóa đơn nhà cung cấp: Tạo hóa đơn nhà cung cấp bằng OCR và AI để xóa thông tin từ nội dung tệp;
Hóa đơn khách hàng: Tạo hóa đơn khách hàng bằng OCR và AI để xóa thông tin từ tệp;
Lưu ý tín dụng nhà cung cấp: Tạo ghi chú tín dụng nhà cung cấp bằng OCR và AI để xóa thông tin từ tệp;
Lưu ý tín dụng: Tạo ghi chú tín dụng khách hàng bằng OCR và AI để xóa thông tin từ tệp;
Hoạt động linh tinh: Tạo một bản ghi trong :guilabel:`hoạt động linh tinh 'trong kế toán;
Báo cáo ngân hàng: Tạo báo cáo ngân hàng về tài chính;
Chi phí: Tạo chi phí tự động dựa trên nội dung của tệp.
Đặt thẻ: Thêm, xóa và thay thế bất kỳ số lượng thẻ nào.
Hoạt động - Đánh dấu tất cả như đã hoàn thành: Đánh dấu tất cả các hoạt động được liên kết với tệp như đã thực hiện.
Hoạt động - Lịch trình hoạt động: Tạo một hoạt động mới được liên kết với tệp như được cấu hình trong hành động. Bạn có thể chọn đặt hoạt động trên chủ sở hữu tài liệu.
Số hóa các tài liệu với AI và nhận dạng ký tự quang (OCR)¶
Các tài liệu có sẵn trong không gian làm việc tài chính có thể được số hóa. Chọn tài liệu để số hóa, nhấp vào Tạo Bill, Tạo hóa đơn khách hàng, hoặc Tạo ghi chú tín dụng ', sau đó nhấp vào :guilabel:`Gửi cho số hóa.
Xem thêm