Chi phí

Odoo Chi phí Đo lường việc quản lý chi phí. Sau khi một nhân viên gửi chi phí của họ trong ODOO, các chi phí được xem xét bởi các nhóm quản lý và kế toán. Sau khi được phê duyệt, các khoản thanh toán sau đó có thể được xử lý và giải ngân lại cho nhân viên để hoàn trả (các).

Xem thêm

Odoo Expenses: product page

Đặt danh mục chi phí

Bước đầu tiên để theo dõi chi phí là định cấu hình các loại chi phí khác nhau cho công ty (được quản lý dưới dạng danh mục chi phí trong ODOO). Mỗi danh mục có thể là cụ thể hoặc tổng quát khi cần thiết. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Cấu hình -> Danh mục chi phí để xem các danh mục có thể mở ra hiện tại trong chế độ xem danh sách mặc định.

Để tạo một danh mục chi phí mới, nhấp chuột new. Một mẫu sản phẩm sẽ xuất hiện, với trường mô tả có nhãn :guilabel:`tên sản phẩm '.

Ghi chú

Các loại chi phí được quản lý như các sản phẩm trong Odoo. Mẫu danh mục chi phí tuân theo mẫu sản phẩm tiêu chuẩn trong ODOO và thông tin được nhập là tương tự. Các sản phẩm chi phí sẽ được gọi là danh mục chi phí trong suốt tài liệu này vì menu chính đề cập đến những loại này là :guilabel:`Danh mục chi phí '.

Chỉ có hai trường được yêu cầu, Tên sản phẩm 'và :guilabel:`Đơn vị đo'. Nhập :guilabel:`tên sản phẩm 'trong trường và chọn :guilabel:`đơn vị đo' từ menu thả xuống (hầu hết các sản phẩm sẽ được đặt thành :guilabel:`đơn vị).

Mẹo

The Sales app is where specification on the units of measure are created and edited (e.g. units, miles, nights, etc.). Go to Sales app ‣ Configuration ‣ Settings and ensure Units of Measure is enabled in the Product Catalog section. Click on the Units of Measure internal link to view, create, and edit the units of measure. Refer to this document to learn more about units of measure and how to configure them.

Trường Cost trên biểu mẫu sản phẩm được điền với giá trị` 0,00` theo mặc định. Khi một chi phí cụ thể phải luôn được hoàn trả với một mức giá cụ thể, hãy nhập số tiền đó vào trường Cost. Mặt khác, hãy rời khỏi Cost đặt thành` 0,00` và nhân viên sẽ báo cáo chi phí thực tế khi gửi báo cáo chi phí.

Ghi chú

The Cost trường luôn hiển thị trên biểu mẫu danh mục chi phí, nhưng :guilabel:`Trường giá bán hàng `chỉ * hiển thị nếu :guilabel:`Giá bán sal -Phần chi phí `. Mặt khác, trường :guilabel:`Trường giá bán hàng được ẩn.

Example

Dưới đây là một số ví dụ cho khi nào nên đặt một cụ thể chi phí trên một sản phẩm so với việc rời khỏi chi phí tại 0,00:

• Bữa ăn: Đặt chi phí thành` 0,00`. Khi một nhân viên đăng nhập một chi phí cho một bữa ăn, họ nhập số tiền thực tế của hóa đơn và sẽ được hoàn trả cho số tiền đó. Một chi phí cho một bữa ăn có giá 95,23 đô la sẽ bằng khoản bồi hoàn với giá 95,23 đô la.

• Mileage: Đặt chi phí thành` 0,30`. Khi một nhân viên đăng nhập một chi phí cho "số dặm", họ nhập số dặm được điều khiển trong trường Số lượng và được hoàn trả 0,30 mỗi dặm họ đã nhập. Một chi phí cho 100 dặm sẽ bằng khoản bồi hoàn với giá $ 30,00.

• Bãi đậu xe hàng tháng: Đặt Chi phí thành` 75,00`. Khi một nhân viên đăng nhập chi phí cho "bãi đậu xe hàng tháng", việc hoàn trả sẽ có giá 75,00 đô la.

• Chi phí: Đặt chi phí thành` 0,00`. Khi một nhân viên đăng nhập một chi phí không phải là một bữa ăn, số dặm hoặc bãi đậu xe hàng tháng, họ sử dụng sản phẩm chung Chi phí '. Một chi phí cho một máy tính xách tay có giá 350,00 đô la sẽ được ghi lại dưới dạng sản phẩm Chi phí và khoản bồi hoàn sẽ có giá 350,00 đô la.

Chọn An :guilabel:`ack tài khoản chi phí 'nếu sử dụng ứng dụng Odoo * Kế toán *. Nên kiểm tra với bộ phận kế toán để xác định tài khoản chính xác để tham khảo trong lĩnh vực này vì nó sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo.

Set a tax on each product in the Vendor Taxes and Customer Taxes fields, if applicable. It is considered good practice to use a tax that is configured with Tax Included in Price. Taxes will be automatically configured if this is set.

Chi phí ghi

Tự tạo ra một chi phí mới

Để ghi lại một chi phí mới, hãy bắt đầu trong bảng điều khiển ứng dụng chính Chi phí, trình bày mặc định chi phí của tôi 'xem. Quan điểm này cũng có thể được truy cập từ :menuselection:`Ứng dụng chi phí -> Chi phí của tôi -> Chi phí của tôi.

Đầu tiên, nhấp chuột New, sau đó điền vào các trường khác nhau trên biểu mẫu.

• Description: Enter a short description for the expense in the Description field. This should be short and informative, such as lunch with client or hotel for conference.

• Category: Select the expense category from the drop-down menu that most closely corresponds to the expense. For example, an airplane ticket would be appropriate for an expense Category named Air Travel.

• Total: Enter the total amount paid for the expense in one of two ways:

  1. If the expense is for one single item/expense, and the category selected was for a single item, enter the cost in the Total field (the Quantity field is hidden).

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the quantity in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total (the Unit Price x the Quantity = the total). Be advised, the word "total" does not appear, the total cost simply appears below the Quantity.

     Example

     Ví dụ, trong trường hợp được điều khiển bằng số dặm, :guilabel:`Đơn giá 'được điền là chi phí mỗi dặm *. Đặt :guilabel:`Số lượng 'thành *số dặm được điều khiển và tổng số được tính toán.

• Included Taxes: If taxes were configured on the expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Ghi chú

  Khi một loại thuế được cấu hình trên một danh mục chi phí, Giá trị thuế bao gồm sẽ cập nhật theo thời gian thực như Total hoặc Số lượng được cập nhật.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee this expense is for.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. If the employee paid for the expense (and should be reimbursed) select Employee (to reimburse). If the company paid directly instead (e.g. if the company credit card was used to pay for the expense) select Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• Bill Reference: If there is any reference text that should be included for the expense, enter it in this field.

• Expense Date: Using the calendar module, enter the date the expense was incurred. Use the < (left) and > (right) arrows to navigate to the correct month, then click on the specific day to enter the selection.

• Account: Select the expense account that this expense should be logged on from the drop-down menu.

• Customer to Reinvoice: If the expense is something that should be paid for by a customer, select the SO and customer that will be invoiced for this expense from the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO as well as the company the sales order is written for, but after the expense is saved, the customer name disappears and only the SO is visible on the expense.

  Example

  Một khách hàng muốn có một cuộc họp tại chỗ cho một khu vườn tùy chỉnh (thiết kế và lắp đặt) và đồng ý trả tiền cho các chi phí liên quan đến nó (như du lịch, khách sạn, bữa ăn, v.v.). Tất cả các chi phí gắn liền với cuộc họp đó sẽ cho thấy đơn đặt hàng cho khu vườn tùy chỉnh (cũng tham khảo khách hàng) là Khách hàng để tái tạo.

• Analytic Distribution: Select the account(s) the expense should be written against from the drop-down menu for either Projects, Departments, or both. Multiple accounts can be listed for each category if needed. Adjust the percentage for each analytic account by typing in the percentage value next to the account.

• Company: If multiple companies are set up, select the company this expense should be filed for from the drop-down menu. The current company will automatically populate this field.

• Notes...: If any notes are needed in order to clarify the expense, enter them in the notes field.

Đính kèm biên lai

Sau khi chi phí được tạo, bước tiếp theo là đính kèm biên lai. Nhấp vào Đính kèm nút Biên lai và trình khám phá tệp xuất hiện. Điều hướng đến biên lai sẽ được đính kèm và nhấp vào Open. Biên lai mới được ghi lại trong cuộc trò chuyện và số lượng biên lai sẽ xuất hiện bên cạnh 📎 (paperclip) Biểu tượng bên dưới biểu mẫu chi phí. Nhiều hơn một biên lai có thể được gắn vào một chi phí cá nhân, khi cần thiết. Số lượng biên lai được gắn vào chi phí sẽ được ghi nhận trên biểu tượng bao gồm giấy.

Tạo chi phí mới từ biên lai được quét

Thay vì nhập thủ công tất cả các thông tin cho một chi phí, chi phí có thể được tạo bằng cách quét biên lai PDF.

Đầu tiên, trong Main Chi phí Chế độ xem bảng điều khiển ứng dụng (Chế độ xem này cũng có thể được truy cập từ Ứng dụng chi phí -> Chi phí của tôi -> Chi phí của tôi), Nhấp vào Scan và Một trình thám hiểm tập tin bật lên. Điều hướng đến biên lai sẽ được tải lên, nhấp vào nó để chọn nó, sau đó nhấp vào Open.

Biên lai được quét và một mục nhập mới được tạo vào ngày hôm nay là :guilabel:`Ngày chi phí 'và bất kỳ trường nào khác mà nó có thể điền dựa trên dữ liệu được quét, chẳng hạn như tổng số. Nhấp vào mục nhập mới để mở biểu mẫu chi phí cá nhân và thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Biên lai được quét xuất hiện trong trò chuyện.

Tự động tạo chi phí mới từ email

Thay vì tạo riêng từng chi phí trong ứng dụng * Chi phí *, chi phí có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến bí danh email.

Để làm như vậy, trước tiên, một bí danh email cần được cấu hình. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Cấu hình -> Cài đặt. Đảm bảo :guilabel:`Email đến được bật.

Ghi chú

If the domain alias needs to be set up, Setup your domain alias will appear beneath the incoming emails check box instead of the email address field. Refer to this documentation for setup instructions and more information: Domain names. Once the domain alias is configured, the email address field will be visible beneath the incoming emails section.

Tiếp theo, nhập địa chỉ email sẽ được sử dụng trong trường Email, sau đó nhấp vào Save. Bây giờ địa chỉ email đã được nhập, email có thể được gửi đến bí danh đó để tạo ra các chi phí mới mà không cần phải có trong cơ sở dữ liệu ODOO.

Để gửi chi phí qua email, hãy tạo một email mới và nhập mã tham chiếu nội bộ của sản phẩm (nếu có) và số tiền chi phí trong chủ đề email. Tiếp theo, đính kèm biên lai vào email. Odoo tạo ra chi phí bằng cách lấy thông tin trong chủ đề email và kết hợp nó với biên lai.

Để kiểm tra một danh mục chi phí Tài liệu tham khảo nội bộ, hãy truy cập Ứng dụng chi phí -> Cấu hình -> Danh mục chi phí. Nếu một tham chiếu nội bộ được liệt kê trên danh mục chi phí, nó được liệt kê trong cột :guilabel:`tham chiếu nội bộ '.

Để thêm một tham chiếu nội bộ trên một danh mục chi phí, nhấp vào danh mục để mở biểu mẫu. Nhập tham chiếu nội bộ trong trường. Bên dưới trường :guilabel:'Tham chiếu nội bộ', câu này xuất hiện : Sử dụng tài liệu tham khảo này như một tiền tố chủ đề khi gửi qua email.

Ghi chú

Đối với mục đích bảo mật, chỉ có email nhân viên được xác thực được ODOO chấp nhận khi tạo chi phí từ email. Để xác nhận một địa chỉ email nhân viên được xác thực, hãy truy cập thẻ nhân viên trong: Ứng dụng menuselection:`nhân viên 'và tham khảo :guilabel:`Email Work'

Example

Nếu gửi chi phí qua email cho một bữa ăn $ 25,00 trong một chuyến đi làm việc, chủ đề email sẽ là thực phẩm $ 25,00.

Giải trình:

• The Tham khảo nội bộ 'cho danh mục chi phí Bữa ăn` là `thực phẩm'

• The chi phí cho chi phí là` $ 25,00`

Tạo một báo cáo chi phí

Khi chi phí đã sẵn sàng để nộp (chẳng hạn như vào cuối chuyến đi kinh doanh hoặc mỗi tháng một lần), một báo cáo chi phí cần được tạo ra. Truy cập chính: Bảng điều khiển ứng dụng Chi phí, hiển thị mặc định chi phí của tôi 'Xem hoặc đi đến :menuselection:`Ứng dụng chi phí -> Chi phí của tôi -> Chi phí của tôi.

Chi phí được mã hóa bởi trạng thái. Bất kỳ chi phí nào có trạng thái của Để báo cáo (chi phí vẫn cần được thêm vào báo cáo chi phí) Văn bản xuất hiện màu xanh lam. Tất cả các trạng thái khác (để gửi, :guilabel:`Gửi 'và :guilabel:`được phê duyệt') văn bản xuất hiện trong màu đen.

Đầu tiên, chọn từng chi phí riêng lẻ cho báo cáo bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi mục hoặc nhanh chóng chọn tất cả các chi phí trong danh sách bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Day Day.

Một cách khác để nhanh chóng thêm tất cả các chi phí không thuộc về báo cáo chi phí là nhấp vào :guilabel:`Tạo báo cáo 'mà không cần chọn bất kỳ chi phí nào và ODOO sẽ chọn tất cả các chi phí có trạng thái :guilabel:`trên một báo cáo.

Ghi chú

Bất kỳ chi phí nào cũng có thể được chọn từ danh sách Chi phí của tôi, bất kể trạng thái. Tạo báo cáo có thể hiển thị miễn là có tối thiểu 1 chi phí với trạng thái để báo cáo được chọn. Khi nút Tạo báo cáo được nhấp, chỉ các chi phí có trạng thái Để gửi mà không hiện trên báo cáo chi phí khác sẽ xuất hiện trong báo cáo chi phí mới được tạo.

Khi các chi phí đã được chọn, nhấp vào nút Tạo báo cáo. Báo cáo mới xuất hiện với tất cả các chi phí được liệt kê trong tab Chi phí. Nếu có một biên lai được gắn vào một chi phí cá nhân, A 📎 (PaperClip) Biểu tượng xuất hiện bên cạnh Khách hàng để recvoice và phân phối phân tích.

Khi báo cáo được tạo, phạm vi ngày cho các chi phí sẽ xuất hiện trong trường Báo cáo chi phí Tóm tắt theo mặc định. Bạn nên chỉnh sửa trường này bằng một bản tóm tắt ngắn cho mỗi báo cáo để giúp giữ chi phí được tổ chức. Nhập một mô tả ngắn cho báo cáo chi phí (chẳng hạn như Khách hàng Trip NYC hoặc` Sửa chữa cho Công ty Car`) trong Trường Tóm tắt Báo cáo Chi phí. Tiếp theo, chọn A :guilabel:`Trình quản lý 'từ menu thả xuống để gán người quản lý để xem lại báo cáo. Nếu cần, :guilabel:`Tạp chí 'có thể được thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn một khác :guilabel:`Tạp chí.

Nếu một số chi phí không có trong báo cáo nên có, chúng vẫn có thể được thêm vào. Nhấp vào Thêm một dòng ở dưới cùng của tab Chi phí. Một cửa sổ bật lên xuất hiện với tất cả các chi phí có sẵn có thể được thêm vào báo cáo (với trạng thái của để gửi). Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi chi phí để thêm, sau đó nhấp vào select. Các mục bây giờ xuất hiện trên báo cáo vừa được tạo ra. Nếu một chi phí mới cần được thêm vào không không xuất hiện trong danh sách, nhấp vào new để tạo chi phí mới và thêm nó vào báo cáo.

Ghi chú

Báo cáo chi phí có thể được tạo ở một trong ba nơi:

1. Truy cập chính: Bảng điều khiển ứng dụng Chi phí (cũng được truy cập bằng cách đi đến: Ứng dụng chi phí: Ứng dụng chi phí -> chi phí của tôi -> chi phí của tôi)

2. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Chi phí của tôi -> Báo cáo của tôi

3. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Báo cáo chi phí

Trong bất kỳ chế độ xem nào trong số này, nhấp chuột New để tạo báo cáo chi phí mới.

Gửi báo cáo chi phí

Khi một báo cáo chi phí được hoàn thành, bước tiếp theo là gửi báo cáo cho người quản lý để phê duyệt. Báo cáo phải được gửi riêng lẻ và không thể được gửi theo lô. Mở báo cáo cụ thể từ danh sách các báo cáo chi phí (nếu báo cáo chưa mở). Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy truy cập Ứng dụng chi phí -> Chi phí của tôi -> Báo cáo của tôi.

Nếu danh sách lớn, việc nhóm các kết quả theo trạng thái có thể hữu ích vì chỉ các báo cáo có :guilabel:`Để gửi 'trạng thái cần được gửi, báo cáo với :guilabel:`Được phê duyệt' đừng.

The To Submit expenses are easily identifiable not just from the To Submit status, but the text appears in blue, while the other expenses text appears in black.

Ghi chú

Trạng thái của mỗi báo cáo được hiển thị trong cột status ở bên phải. Nếu không hiển thị Status không hiển thị, nhấp vào Tùy chọn bổ sung (hai dấu chấm) `biểu tượng ở cuối hàng và bật :guilabel:`status.

Nhấp vào báo cáo để mở nó, sau đó nhấp vào Gửi cho người quản lý. Sau khi gửi báo cáo, bước tiếp theo là chờ người quản lý phê duyệt.

Quan trọng

The Phê duyệt chi phí, Đăng chi phí trong kế toán, and Nhân viên hoàn trả sections are only for users with the necessary rights.

Phê duyệt chi phí

Trong Odoo, không chỉ ai có thể phê duyệt các báo cáo chi phí, chỉ có người dùng có quyền (hoặc quyền) cần thiết. Điều này có nghĩa là người dùng phải có ít nhất nhóm phê duyệt Quyền đối với ứng dụng * Chi phí *. Nhân viên có quyền cần thiết có thể xem xét các báo cáo chi phí, phê duyệt hoặc từ chối họ và cung cấp phản hồi nhờ vào công cụ truyền thông tích hợp.

Để xem ai có quyền phê duyệt, hãy truy cập chính: Ứng dụng Cài đặt và nhấp vào :guilabel:`Quản lý người dùng '.

Ghi chú

Nếu ứng dụng Cài đặt không khả dụng, thì một số quyền nhất định không được đặt trên tài khoản. Kiểm tra Quyền truy cập của thẻ người dùng trong: Ứng dụng menuselection:Cài đặt. Phần Quản trị (phần dưới bên phải của Tab quyền truy cập) được đặt thành một trong ba tùy chọn:

• None (blank): The user cannot access the Settings app at all.

• Access Rights: The user can only view the User's & Companies section of the Settings app.

• Settings: The user has access to the entire Settings app with no restrictions.

Please refer to this document to learn more about managing users and their access rights.

Nhấp vào một cá nhân để xem thẻ của họ, hiển thị tab access quyền trong chế độ xem mặc định. Cuộn xuống phần Nhân sự '. Dưới :guilabel:`Chi phí, có bốn tùy chọn:

• None (blank): A blank field means the user has no rights to view or approve expense reports, and can only view their own.

• Team Approver: The user can only view and approve expense reports for their own specific team.

• All Approver: The user can view and approve any expense report.

• Administrator: The user can view and approve any expense report, as well as access the reporting and configuration menus in the Expenses app.

Người dùng có khả năng phê duyệt báo cáo chi phí (thường là người quản lý) có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí mà họ có quyền truy cập. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Báo cáo chi phí và danh sách xuất hiện với tất cả các báo cáo chi phí có trạng thái của một trong hai Để gửi,: , posted, hoặc DOWN '. Báo cáo chi phí có trạng thái của :guilabel:`từ chối được ẩn trong chế độ xem mặc định.

When viewing expense reports, there is a panel of filters that can be enabled or disabled on the left side. The three categories that filters can be applied on are Status, Employee, and Company. To view only expense reports with a particular status, enable the specific status filter to display the expense reports with only that status. Disable the specific status filter to hide the reports with that status. To view expense reports for a particular employee and/or company, enable the specific employee name filter and/or company filter in the Employee and Company sections.

Các báo cáo có thể được phê duyệt theo hai cách (cá nhân hoặc một số cùng một lúc) và chỉ từ chối một cách. Để phê duyệt nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy ở trong chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo để phê duyệt bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh :guilabel:`Nhân viên 'để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách.

Quan trọng

Chỉ có thể báo cáo với trạng thái Đã gửi 'có thể được phê duyệt. Nên chỉ hiển thị các báo cáo đã gửi bằng cách điều chỉnh bộ lọc trạng thái ở phía bên trái chỉ bằng bộ lọc :guilabel:`Gửi được bật.

Nếu một báo cáo được chọn không thể được phê duyệt, thì Nút báo cáo sẽ không xuất hiện, cho biết có vấn đề với (các) báo cáo đã chọn.

Tiếp theo, nhấp vào nút Phê duyệt Báo cáo.

Để phê duyệt một báo cáo cá nhân, nhấp vào báo cáo để đi đến một cái nhìn chi tiết về báo cáo đó. Theo quan điểm này, một số tùy chọn được trình bày : phê duyệt, Báo cáo trong paylip tiếp theo, từ chối, hoặc đặt lại thành bản nháp. Nhấp vào Phê duyệt để phê duyệt báo cáo.

Nếu từ chối được nhấp, một cửa sổ bật lên xuất hiện. Nhập một lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong :guilabel:'Lý do để từ chối chi phí`, và sau đó nhấp vào từ chối.

Các nhà quản lý nhóm có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí cho các thành viên trong nhóm của họ. Trong khi trong Xem báo cáo chi phí Xem, nhấp vào mũi tên thả xuống ở phía bên phải của hộp tìm kiếm và nhấp vào Nhóm của tôi 'trong phần :guilabel:`Bộ lọc. Điều này trình bày tất cả các báo cáo cho nhóm của người quản lý.

Mẹo

Nếu cần thêm thông tin, chẳng hạn như một biên lai bị thiếu, giao tiếp dễ dàng từ trò chuyện. Trong một báo cáo cá nhân, chỉ cần nhấp vào :guilabel:'Gửi tin nhắn` để mở hộp văn bản tin nhắn. Nhập một tin nhắn, gắn thẻ người thích hợp (nếu cần) và đăng nó lên trò chuyện bằng cách nhấp vào SEND. Tin nhắn được đăng trong trò chuyện và người được gắn thẻ sẽ được thông báo qua email của tin nhắn, cũng như bất kỳ người theo dõi nào.

Những người duy nhất có thể được gắn thẻ trong một tin nhắn là *người theo dõi *. Để xem ai là người theo dõi, nhấp vào 👤 (người) Biểu tượng để hiển thị những người theo dõi chi phí.

Đăng chi phí trong kế toán

Khi một báo cáo chi phí được phê duyệt, bước tiếp theo là đăng báo cáo lên tạp chí kế toán. Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy truy cập Ứng dụng chi phí -> Báo cáo chi phí. Để chỉ xem các báo cáo chi phí đã được phê duyệt và cần được đăng, hãy điều chỉnh các bộ lọc ở phía bên trái để chỉ bật trạng thái được phê duyệt '.

Giống như phê duyệt, báo cáo chi phí có thể được đăng theo hai cách (cá nhân hoặc một số cùng một lúc). Để đăng nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, vẫn còn trong chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo để đăng bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh :guilabel:`Nhân viên 'để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo, nhấp chuột :guilabel:`Bài đăng bài '.

Để đăng một báo cáo cá nhân, nhấp vào báo cáo để đi đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Theo quan điểm này, một số tùy chọn được trình bày : Bài đăng bài viết, Báo cáo trong paylip, từ chối hoặc Đặt lại cho bản nháp. Nhấp vào :guilabel:`Bài đăng bài viết 'để đăng báo cáo.

Nếu từ chối được nhấp, một cửa sổ bật lên xuất hiện. Nhập một lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong :guilabel:'Lý do để từ chối chi phí`, và sau đó nhấp vào từ chối. Các báo cáo bị từ chối có thể được xem bằng cách đi đến Ứng dụng chi phí -> Báo cáo chi phí, sau đó điều chỉnh các bộ lọc ở bên trái để chỉ :guilabel:`từ chối 'được chọn. Điều này sẽ chỉ hiển thị các báo cáo chi phí từ chối.

Quan trọng

Để đăng báo cáo chi phí lên một tạp chí kế toán, người dùng phải có quyền truy cập sau:

• Kế toán: Kế toán hoặc Cố vấn

• Chi phí: Người quản lý

Nhân viên hoàn trả

Sau khi một báo cáo chi phí được đăng lên một tạp chí kế toán, bước tiếp theo là hoàn trả cho nhân viên. Để xem tất cả các báo cáo chi phí để thanh toán, hãy truy cập Ứng dụng chi phí -> Báo cáo chi phí -> Báo cáo để trả.

Giống như phê duyệt và đăng bài, báo cáo chi phí có thể được thanh toán theo hai cách (cá nhân hoặc một số cùng một lúc). Để thanh toán nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, vẫn ở trong chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo để thanh toán bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Nhân viên 'để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo, nhấp vào :guilabel:`Đăng ký thanh toán.

Để trả một báo cáo cá nhân, nhấp vào báo cáo để đi đến một cái nhìn chi tiết về báo cáo đó. Nhấp vào Đăng ký thanh toán để thanh toán cho nhân viên.

A Đăng ký thanh toán xuất hiện và Tạp chí, Phương thức thanh toán 'và :guilabel:`Ngày thanh toán' có thể được sửa đổi, nếu cần. Khi các lựa chọn là chính xác, nhấp vào :guilabel:'Tạo thanh toán để gửi khoản thanh toán cho nhân viên.

Để trả một báo cáo cá nhân, nhấp vào báo cáo trong chế độ xem danh sách để đi đến một cái nhìn chi tiết về báo cáo đó. Nhấp vào Đăng ký thanh toán để thanh toán cho nhân viên. Trả lời Đăng ký thanh toán xuất hiện, nhưng khi thanh toán báo cáo chi phí cá nhân thay vì nhiều lần, nhiều tùy chọn sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên. Ngoài Tạp chí, Phương thức thanh toán 'và :guilabel:`Các trường ngày thanh toán, A Tài khoản ngân hàng người nhận, Số tiền và :guilabel:Trường ghi nhớ xuất hiện. Chọn tài khoản ngân hàng của nhân viên từ menu thả xuống để gửi trực tiếp thanh toán vào tài khoản của họ. Khi tất cả các lựa chọn khác là chính xác, nhấp chuột :guilabel:'Tạo thanh toán để gửi khoản thanh toán cho nhân viên.

Chi phí thu nhập lại cho khách hàng

Nếu chi phí được theo dõi trong các dự án của khách hàng, chi phí có thể được tự động trả lại cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra một chi phí, tham khảo:abbr:Vì vậy, (đơn đặt hàng) Chi phí nên được thêm vào, và sau đó tạo báo cáo chi phí. Tiếp theo, các nhà quản lý phê duyệt báo cáo chi phí và bộ phận kế toán đăng các mục nhật ký. Cuối cùng, một khi báo cáo chi phí được đăng lên một tạp chí, chi phí sẽ xuất hiện trên: ABBR: Vì vậy, (đơn đặt hàng bán hàng) được tham chiếu. Đơn đặt hàng sau đó có thể được lập hóa đơn, do đó lập hóa đơn cho khách hàng cho chi phí.

Thiết lập

Đầu tiên, chỉ định chính sách lập hóa đơn cho từng danh mục chi phí. Truy cập Ứng dụng chi phí -> Cấu hình -> Danh mục chi phí. Nhấp vào danh mục chi phí để mở biểu mẫu danh mục chi phí. Trong phần Hóa đơn, nhấp vào nút radio bên cạnh lựa chọn mong muốn cho Chi phí thu nhập lại. Tùy chọn là none, at costing và :guilabel:`giá bán '.

Re-Invoicing Expenses:

• None: Expense category will not be re-invoiced.

• At cost: Expense category will invoice expenses at their real cost.

• At sales price: Expense category will invoice the price set on the sale order.

Tạo ra một chi phí

First, when creating a new expense, the correct information needs to be entered in order to re-invoice a customer. Select the sales order the expense will appear on in the Customer to Reinvoice section, from the drop-down menu. Next, select the Analytic Account the expense will be posted to. After the expense(s) are created, the expense report needs to be created and submitted as usual.

Quan trọng

Chọn A :guilabel:`Khách hàng tái tạo 'khi tạo chi phí là rất quan trọng, vì đây là điều khiến các chi phí được tự động hóa đơn sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt.

The Customer to Reinvoice field can be modified until an expense report is approved, then the field is no longer able to be modified.

Xác thực và đăng chi phí

Only employees with permissions (typically managers or supervisors) can approve expenses. Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution is set on every expense line of a report. If an Analytic Distribution is missing, assign the correct account(s) from the drop-down menu, and then click Approve or Refuse.

The accounting department is typically responsible for posting journal entries. Once an expense report is approved, it can then be posted. The SO is only updated after the journal entries are posted. One the journal entries are posted, the expenses now appear on the referenced SO.

Chi phí hóa đơn

Một khi: ABBR: SO,(đơn đặt hàng bán hàng) đã được cập nhật, đã đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng. Sau khi báo cáo chi phí đã được phê duyệt và các mục nhật ký đã được đăng, nhấp vào nút Sales Order Smart Nút để mở: abbr:` SO (Đơn hàng bán hàng) . Các chi phí sẽ được tăng cường lại hiện tại: ABBR: `Vì vậy, (đơn hàng bán hàng).

Ghi chú

Nhiều hơn một: ABBR: Vì vậy, (đặt hàng bán hàng) có thể được tham chiếu trên báo cáo chi phí. Nếu nhiều hơn một: ABBR: SO, (đơn đặt hàng bán hàng) được tham chiếu, Bán hàng nút thông minh sẽ liệt kê số lượng: abbr: Vì vậy, (đơn hàng bán hàng) 's. Nếu nhiều: abbr: `SO (Đơn hàng bán hàng) 'S được liệt kê, The Bán hàng nút thông minh mở ra một danh sách của tất cả . Nhấp vào A: ABBR: `Vì vậy, (đơn đặt hàng bán hàng) Để mở cá nhân: ABBR: Vì vậy, (đơn đặt hàng bán hàng).

Các chi phí được liệt kê trong: ABBR: SO (Đơn hàng bán hàng) Các dòng đơn hàng.

Tiếp theo, nhấp Tạo hóa đơn và chọn nếu hóa đơn dành cho A Hóa đơn thông thường, A :guilabel:`Thanh toán xuống (Tỷ lệ phần trăm) hoặc A Thanh toán xuống (Số tiền cố định ) `Bằng cách nhấp vào nút radio bên cạnh nó. Sau đó, nhấp vào :guilabel:`Tạo hóa đơn. Khách hàng hiện đã được lập hóa đơn cho các chi phí.